Datei- und Kollaborationspower mit openDesk

ZenDiS openDesk kurse 2 Tage

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openDesk bündelt Dateiablage, Dokumentenmanagement und Kollaboration in einer offenen, souveränen Plattform. In diesem Seminar entwickeln Sie eine praxistaugliche Struktur für Dateien und Dokumente, etablieren klare Regeln für Berechtigungen und Versionierung und nutzen die Kollaborationsfunktionen von openDesk gezielt für Projekte und Teams. Anhand konkreter Szenarien aus Verwaltung und Unternehmen lernen Sie, wie Sie Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus steuern, Compliance-Anforderungen berücksichtigen und gleichzeitig die Zusammenarbeit beschleunigen. Sie arbeiten direkt in openDesk, richten Team- und Projekträume ein, testen Workflows und erarbeiten Leitlinien für Ihr eigenes Umfeld. So schaffen Sie die Basis für ein transparentes, revisionssicheres und effizient nutzbares Datei-, Dokumenten- und Kollaborationsmanagement mit openDesk.

Datei- und Dokumentenstrukturen in openDesk planen

Versionierung, Freigaben und Rechte sicher nutzen

Dokumentenlebenszyklus und Compliance steuern

Team- und Projekträume für Kollaboration aufbauen

Workflows und Automatisierungen in openDesk nutzen

Regeln und Guidelines für den eigenen Einsatz definieren

Zielgruppe

IT-Verantwortliche und Systembetreuende in Unternehmen und Verwaltung
Fach- und Projektleitende, die Teams in openDesk organisieren
Digitalisierungs- und Organisationsentwickelnde
Key-User und Multiplikatorinnen für Datei- und Dokumentenmanagement
Alle, die openDesk für strukturierte Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement einführen oder optimieren wollen.

Voraussetzungen für die Schulung

Grundkenntnisse in Büro-IT und Dateiablagen (z. B. Netzlaufwerke, Cloud-Speicher).
Erste Berührung mit openDesk oder ähnlichen Plattformen ist hilfreich, aber nicht zwingend.

Kursinhalte

openDesk verstehen und sicher starten
- Überblick über openDesk, Module und Einsatzszenarien
- Zusammenspiel von Dateiablage, Kommunikation und Apps
- Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten klären
- Best Practices für den Einstieg im Team
Strukturierte Dateiablage und Versionierung
- Ordnerstrukturen für Projekte, Teams und Bereiche planen
- Dateiversionen, Änderungsverfolgung und Wiederherstellung
- Metadaten, Tags und Suchstrategien für schnelle Funde
- Lebenszyklus von Dokumenten: Entwurf, Prüfung, Ablage
Dokumentenmanagement und Compliance
- Dokumentenarten, Vorlagen und Freigabeprozesse definieren
- Rechtekonzepte, Freigaben und Zugriffskontrolle in openDesk
- DSGVO-konformer Umgang mit Dateien und Protokollen
- Archivierung, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte
Kollaboration in Projekten und Teams
- Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit
- Kommentare, Aufgaben und Erwähnungen sinnvoll nutzen
- Projekt- und Teamräume strukturieren und moderieren
- Remote-Zusammenarbeit und hybride Teams mit openDesk
Integration, Automatisierung und Workflows
- Verknüpfung mit E-Mail, Kalender und Projekttools
- Einfache Workflows für Freigaben und Prüfungen aufsetzen
- Benachrichtigungen, Regeln und Automatisierungen nutzen
- Typische Use Cases aus Verwaltung, KMU und Projekten
Governance, Change und Einführung im Unternehmen
- Spielregeln für Datei- und Dokumentenmanagement festlegen
- Rollen von IT, Fachbereichen und Führungskräften
- Migration bestehender Dateiablagen nach openDesk planen
- Akzeptanz sichern: Schulung, Guidelines und Support

Häufig gestellte Fragen

Nein. Im Seminar arbeiten Sie in einer bereitgestellten openDesk Umgebung. Wenn in Ihrer Organisation bereits openDesk im Einsatz ist, können Sie konkrete Fragestellungen und Beispiele mitbringen.

Der Schwerpunkt liegt auf Struktur, Prozessen und Zusammenarbeit. Technische Aspekte wie Rechtekonzepte und Grundkonfiguration werden behandelt, stehen aber nicht als tiefgehende Administration im Vordergrund.

Ja. Die vermittelten Prinzipien zu Datei-, Dokumenten- und Kollaborationsmanagement mit openDesk lassen sich sowohl in öffentlichen Verwaltungen als auch in Unternehmen anwenden.

Sie erhalten die Seminarunterlagen, Beispiele für Struktur- und Rechtekonzepte sowie eine praxisorientierte Checkliste zur Einführung und Optimierung von openDesk in Ihrer Organisation.

Agenda und Seminarplan

openDesk Grundlagen und strategische Einordnung
Strukturierte Dateiablage und Suchbarkeit
Dokumentenmanagement, Rechte und Compliance
Kollaboration in Teams und Projekten
Workflows, Automatisierung und Integration
Governance, Regeln und Einführung im Unternehmen
Praxisübungen und individueller Transfer

Einführung in openDesk, Architektur und Module, typische Einsatzszenarien in Verwaltung und Unternehmen, Abgrenzung zu klassischen Fileservern und isolierten Kollaborationstools.

Entwurf sinnvoller Ordner- und Raumstrukturen, Umgang mit Versionen, Benennungskonventionen, Metadaten und Tags, Suchstrategien für schnelle Auffindbarkeit von Dateien und Dokumenten.

Dokumententypen, Vorlagen und Freigabeprozesse, Rollen- und Rechtekonzepte in openDesk, DSGVO-Aspekte, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen und Löschkonzepte im Dokumentenmanagement.

Einrichten und Moderieren von Team- und Projekträumen, gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Kommentarfunktionen, Aufgaben, Erwähnungen, Nutzung von openDesk für hybride und verteilte Teams.

Einrichtung einfacher Workflows für Prüf- und Freigabeprozesse, sinnvolle Benachrichtigungen, Integration mit E-Mail und Kalender, typische Automatisierungsszenarien im Alltag von Fachbereichen.

Erarbeitung von Spielregeln für Datei-, Dokumenten- und Kollaborationsmanagement, Rollen von IT und Fachbereichen, Migration bestehender Dateiablagen, Schulungskonzepte und Supportstrukturen.

Gemeinsame Umsetzung eines Beispielprojekts in openDesk, Übertragung auf die eigene Organisation, Checkliste für den Rollout, nächste Schritte und Prioritätenplanung für Teilnehmende.

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Lernen von Experten

Zertifizierte und praxiserfahrene TrainerInnen

Inklusive

Mittagessen, Kursmaterial, Zertifikat, WLAN, Getränke uvm.

Gruppengröße

Maximal 8 TeilnehmerInnen

Sprache

Deutsch (Englisch auf Wunsch)

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Bis zu 100% Kostenübernahme!

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