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In diesem Training lernen Sie, wie Sie E-Mail, Chat, Videokonferenzen und Aufgaben in openDesk so nutzen, dass Ihr Team spürbar schneller, klarer und verlässlicher zusammenarbeitet. Statt paralleler Kanäle, verpasster Nachrichten und endloser Meetings entwickeln Sie konkrete Workflows für Ihren Arbeitsalltag. Sie üben, wie Sie Informationen passend auf E-Mail, Chat und Videokonferenz verteilen, Aufgaben in openDesk transparent steuern und eine gemeinsame Kommunikationskultur etablieren. Anhand typischer Szenarien aus Projekten und Linienarbeit übertragen Sie das Gelernte direkt auf Ihre Praxis. Das Seminar richtet sich an Teams und Fachkräfte, die openDesk bereits einsetzen oder einführen und die Zusammenarbeit strukturiert, fokussiert und nachvollziehbar gestalten wollen.
Zielgruppe
- Fachkräfte und Sachbearbeitende, die mit openDesk arbeiten
- Projektleitende und Projektmitarbeitende in verteilten Teams
- Teamleitungen und Bereichsverantwortliche
- Mitarbeitende in Verwaltung, IT, HR, Vertrieb und Service
- Alle, die Kommunikation und Teamarbeit mit openDesk klarer, schneller und verlässlicher gestalten wollen
Voraussetzungen für die Schulung
- Grundlegende PC-Kenntnisse und Erfahrung mit E-Mail.
- Erste Berührung mit openDesk oder ähnlichen Kollaborationsplattformen ist hilfreich.
1 Tag
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Kursinhalte
- Digitale Zusammenarbeit mit openDesk verstehen
- Überblick: E-Mail, Chat, Videokonferenz, Aufgaben
- Typische Workflows für Projektteams
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Transparenz
- Best Practices für digitale Zusammenarbeit
- E-Mail in openDesk: Klar, verbindlich, übersichtlich
- Struktur für verständliche Betreffzeilen und Inhalte
- Umgang mit CC, Verteilerlisten und Antwortregeln
- Prioritäten setzen, filtern und Posteingang organisieren
- Dokumente, Links und Aufgaben sauber verknüpfen
- Chat & Kanäle: Schnelle Abstimmung ohne Chaos
- Direktnachrichten vs. Team- und Projektkanäle
- Regeln für Erreichbarkeit und Reaktionszeiten
- Informationsflut begrenzen: Threads, Erwähnungen, Suchfunktionen
- Chat-Etikette für respektvolle Zusammenarbeit
- Videokonferenzen effizient gestalten
- Meetings planen, einladen und vorbereiten
- Moderation, Rollen und klare Ziele in Videocalls
- Umgang mit Bildschirmfreigabe, Chat und Aufzeichnungen
- Hybride Meetings: Einbindung von Remote-Teilnehmenden
- Aufgabenmanagement und Abstimmung im Team
- Aufgaben anlegen, priorisieren und nachverfolgen
- Verantwortlichkeiten und Deadlines klar definieren
- Transparenz über Projektfortschritt herstellen
- Übergaben und Vertretungen strukturiert organisieren
- Teamregeln & Kommunikationskultur in openDesk
- Gemeinsame Spielregeln für Kanäle, E-Mail und Meetings
- Umgang mit Konflikten und Missverständnissen online
- Feedback geben und einholen im digitalen Raum
- Praxisleitfaden für den Alltag im eigenen Team
Häufig gestellte Fragen
Ja. Das Seminar hilft, von Beginn an klare Kommunikationsregeln und Workflows zu etablieren. Idealerweise haben Teilnehmende bereits Zugang zu openDesk, damit sie direkt im System üben können.
Der Schwerpunkt liegt auf konkreten Alltagssituationen. Die Teilnehmenden bearbeiten typische Kommunikations- und Abstimmungsszenarien und übertragen die Lösungen direkt auf ihre eigene Arbeit mit openDesk.
Grundkenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingend. Zentrale Funktionen wie E-Mail, Chat, Videokonferenz und Aufgaben werden im Seminar kurz erläutert und dann anhand von Beispielen vertieft.
Ja, eigene Fälle sind ausdrücklich erwünscht. Sie können typische E-Mail-Verläufe, Chat-Situationen oder Meeting-Herausforderungen einbringen, die wir gemeinsam strukturieren und verbessern.
Ja. Führungskräfte erhalten konkrete Ansätze, wie sie Kommunikationsregeln einführen, Vorbild sein und Transparenz in Projekten und Teams mit openDesk fördern können.
Agenda und Seminarplan
- Ankommen, Ziele und Überblick über openDesk
- E-Mail in openDesk: Struktur statt Überlauf
- Chat & Kanäle: Schnelle Abstimmung organisieren
- Videokonferenzen wirksam durchführen
- Aufgabenmanagement und Transparenz im Team
- Teamregeln und Leitfaden für den Alltag
Klärung der Erwartungen, typische Kommunikationsprobleme im Arbeitsalltag und Einordnung der Funktionen von openDesk für Teamarbeit. Gemeinsame Definition, welche Kanäle wofür genutzt werden sollen.
Analyse typischer E-Mail-Muster, Entwicklung klarer Betreff- und Antwortregeln, sinnvolle Nutzung von CC und Verteilerlisten. Methoden, um den Posteingang zu entlasten und Informationen in Aufgaben oder Chats zu überführen.
Aufbau einer sinnvollen Kanalstruktur für Teams und Projekte. Einsatz von Threads, Erwähnungen und Suchfunktionen. Vereinbarungen zu Erreichbarkeit, Reaktionszeiten und Benachrichtigungen, um Unterbrechungen zu reduzieren.
Planung und Einladung über openDesk, klare Ziele und Agenda, Rollenverteilung in Videokonferenzen. Nutzung von Bildschirmfreigabe, Chat und Protokoll. Tipps für konzentrierte, kürzere Meetings und Beteiligung aller Teilnehmenden.
Anlegen, Zuweisen und Priorisieren von Aufgaben in openDesk. Umgang mit Deadlines, Status und Kommentaren. Gestaltung von Übergaben, Vertretungen und Projektübersichten, damit alle den gleichen Informationsstand haben.
Erarbeitung konkreter Teamregeln für E-Mail, Chat, Videokonferenzen und Aufgaben. Formulierung eines kurzen Leitfadens für das eigene Team, Transferplanung und nächste Schritte nach dem Seminar.
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Gruppengröße
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Sprache
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Michaela Berger
