Projekt- und Wissensmanagement mit openDesk

ZenDiS openDesk kurse 2 Tage

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openDesk bietet Verwaltungen eine zentrale Plattform für digitale Zusammenarbeit, Projektarbeit und Wissensmanagement. In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie openDesk gezielt nutzen, um Projekte transparent zu steuern, Wissen nachhaltig zu sichern und Abstimmungen in Ihrem Haus deutlich zu vereinfachen. Anhand typischer Szenarien aus dem Verwaltungsalltag entwickeln Sie sinnvolle Strukturen für Projekte, Fachaufgaben und Gremienarbeit. Sie erarbeiten, wie Sie Wissen aus Köpfen in offene, gepflegte Wissensbereiche überführen und so Ausfälle, Fluktuation und Medienbrüche abfedern. Praxisnahe Übungen mit Beispieldaten und optional eigenen Fällen zeigen, wie Sie openDesk Schritt für Schritt in Teams, Fachbereichen und Stabsstellen verankern. Am Ende verfügen Sie über klare Leitplanken, Vorlagen und Routinen, um Projekt- und Wissensmanagement mit openDesk in Ihrer Verwaltung wirksam umzusetzen.

openDesk-Struktur für Behördenalltag aufbauen

Projekte mit Aufgaben, Boards und Meilensteinen steuern

Wissensdatenbanken und FAQs in openDesk anlegen

Dokumente gemeinsam bearbeiten und sicher ablegen

Governance-Regeln für Projekt- und Wissensarbeit klären

Konkreten Einführungsplan für das eigene Haus entwickeln

Zielgruppe

Führungskräfte in Kommunal-, Landes- und Bundesbehörden
Projektleitungen und Projektbüros in der Verwaltung
Digitalisierungs-, Organisations- und IT-Referate
Wissensmanagement- und Qualitätsbeauftragte
Personalentwicklung und interne Fortbildung
Für alle, die openDesk für Projekte und Wissen gezielt einführen oder professionalisieren wollen.

Voraussetzungen für die Schulung

Grundverständnis von Verwaltungsabläufen und Projektarbeit.
Erste Berührung mit openDesk oder vergleichbaren Kollaborationsplattformen ist hilfreich, aber nicht zwingend.

Kursinhalte

openDesk verstehen und sinnvoll strukturieren
- Überblick über openDesk, Module und Rollen
- Arbeitsbereiche, Teams und Projekte sauber anlegen
- Strukturprinzipien für Behörden und Fachbereiche
- Best Practices aus der öffentlichen Verwaltung
Digitale Projektarbeit im Verwaltungsalltag
- Projektplanung mit Aufgaben, Boards und Meilensteinen
- Transparente Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen
- Projektkommunikation ohne E-Mail-Flut
- Vorlagen für wiederkehrende Verwaltungsvorhaben
Wissensmanagement mit openDesk aufbauen
- Wissensarten in der Verwaltung erkennen und erfassen
- Wissensdatenbanken, FAQs und Handbücher anlegen
- Versionierung, Freigaben und Nachvollziehbarkeit
- Wissenssicherung bei Fluktuation und Ruhestand
Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit
- Dokumente ablegen, verschlagworten und wiederfinden
- Gemeinsames Bearbeiten und Kommentieren von Vorlagen
- Aktenbezug, Vorgänge und rechtssichere Ablage
- Suche, Filter und intelligente Ordner nutzen
Prozesse, Routinen und Governance
- Spielregeln für Projekt- und Wissensmanagement definieren
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Gremienarbeit
- Onboarding neuer Mitarbeitender mit openDesk
- Qualitätssicherung und kontinuierliche Verbesserung
Change, Akzeptanz und Praxis-Transfer
- Typische Hürden in Behörden erkennen und adressieren
- Kolleginnen und Kollegen für openDesk gewinnen
- Praxisübungen mit eigenen Fällen aus dem Alltag
- Persönlicher Umsetzungsplan für das eigene Haus

Häufig gestellte Fragen

Nein. Der Kurs eignet sich sowohl für Verwaltungen, die openDesk bereits einsetzen, als auch für Häuser in der Planung oder Pilotphase. Wir arbeiten mit einer Demo-Umgebung und können auf Ihre Rahmenbedingungen eingehen.

Alle Beispiele und Übungen orientieren sich an typischen Verwaltungsszenarien wie Gremienarbeit, Digitalisierungsprojekten, Satzungs- oder Förderprogrammen. Auf Wunsch können Sie eigene Fälle einbringen, die wir gemeinsam strukturieren.

Der Schwerpunkt liegt auf Organisation, Prozessen und Zusammenarbeit. Technische Aspekte wie Rechte oder Konfiguration werden so weit behandelt, wie sie für Projekt- und Wissensmanagement relevant sind.

Sie erhalten konkrete Strukturvorschläge, Vorlagenideen und einen Umsetzungsplan. Die technische Einrichtung erfolgt in Abstimmung mit Ihrer IT, die organisatorische Einführung können Sie mit den erarbeiteten Schritten direkt angehen.

Ja. Die gezeigten Strukturen und Methoden lassen sich auf kleine und große Häuser übertragen. Wir zeigen Varianten, wie Sie openDesk in kleinen Teams ebenso sinnvoll nutzen wie in komplexen Organisationsstrukturen.

Agenda und Seminarplan

Ankommen in openDesk: Funktionen und Rollen im Verwaltungsumfeld
Strukturen für Projekte und Fachaufgaben aufsetzen
Projektarbeit mit Aufgaben, Boards und Meilensteinen
Wissensmanagement: Wissen erfassen, pflegen, wiederfinden
Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit
Governance, Spielregeln und Verantwortlichkeiten
Change, Schulung und Transfer in den Verwaltungsalltag

Überblick über Aufbau und Logik von openDesk, typische Rollen in Behörden, Abgrenzung zu E-Mail und Fachverfahren. Sie erkennen, welche Module sich für Projekt- und Wissensmanagement eignen und wie Sie diese sinnvoll kombinieren.

Gemeinsames Erarbeiten einer klaren Struktur für Projekte, Programme und laufende Fachaufgaben. Sie legen Arbeitsbereiche, Teams und Projektboards an, definieren Zuständigkeiten und entwickeln Namenskonventionen, die auch in großen Häusern tragfähig sind.

Sie planen ein Beispielprojekt im Verwaltungsalltag mit Aufgaben, Kanban- oder Status-Boards, Meilensteinen und Terminen. Dabei geht es um Transparenz, Vertretungsfähigkeit und realistische Steuerung statt um komplexe Projektmethoden.

Sie lernen, wie Sie Wissensbereiche, FAQs, Handbücher und Leitfäden in openDesk anlegen und pflegen. Im Fokus stehen Wiederauffindbarkeit, Versionierung, Freigaben und der Umgang mit sensiblen Inhalten im Verwaltungsumfeld.

Sie üben das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, Kommentieren, Nachverfolgen von Änderungen und die strukturierte Ablage. Sie erarbeiten sinnvolle Tagging- und Ablagekonzepte, die Aktenbezug und Vorgangsbearbeitung unterstützen.

Sie definieren mit der Gruppe klare Spielregeln für Nutzung, Pflege und Verantwortlichkeiten im Projekt- und Wissensmanagement. Dazu gehören Rollen, Rechte, Qualitätsstandards und einfache Kennzahlen für die Wirksamkeit der Zusammenarbeit.

Sie entwickeln einen pragmatischen Einführungsplan für Ihr Haus: Pilotbereiche, Schulungsformate, Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, Kommunikationsmaßnahmen. Zum Abschluss erstellen Sie einen persönlichen Maßnahmenplan für die nächsten 90 Tage.

Buchen ohne Risiko

Sie zahlen erst nach erfolgreicher Schulung. Keine Vorkasse.

Lernen von Experten

Zertifizierte und praxiserfahrene TrainerInnen

Inklusive

Mittagessen, Kursmaterial, Zertifikat, WLAN, Getränke uvm.

Gruppengröße

Maximal 8 TeilnehmerInnen

Sprache

Deutsch (Englisch auf Wunsch)

Förderungen

Bis zu 100% Kostenübernahme!

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